Опись наследственного дела образец

Содержание

Порядок ведения наследственного дела нотариусом: помощь адвоката

Опись наследственного дела образец

ВНИМАНИЕ: наш адвокат по оформлению наследства в Екатеринбурге поможет Вам: профессионально, на выгодных условиях и в срок во всем разобраться, ответит на вопросы ведение наследственного дела прямо сейчас.

Как заводится наследственное дело?

   Наследственное дело заводится нотариусом на основании заявления заинтересованного лица. Таким заинтересованными лицами, являются наследники любой очереди. Или же наследники по завещанию:

  1. После получения первого заявления, нотариус формирует дело и сохраняет его в своем производстве. С момента формирования дела, ему присваивается специальный регистрационный номер. А самый первый документ, на основании которого было открыто наследственное дело, регистрируется в специальной учетной книге нотариуса.
  2. С момента присвоения регистрационного номера, дело регистрируется в специальной системе, так называемый банк наследственных дел. Указанный ресурс является открытым, и любой желающий может проверить информацию об открытии наследственного дела.
  3. Все документы, поступившие одновременно с заявлением об открытии наследства, подшиваются к делу и хранятся в нем. Заявление может быть подано любому нотариусу, осуществляющему свою деятельность в том населенном пункте, в каком проживал наследодатель.

   В случае если от разных наследников поступят заявления к разным нотариусам, дело наследственное дело подлежит рассмотрению тем нотариусом, который первый принял и зарегистрировал соответствующее заявление.

Порядок ведения наследственных дел

   С момента открытия наследства, нотариус имеет права, а в некоторых случаях обязан совершать определенные наследственные действия.

   Так, например, нотариус не вправе отказывать в принятии заявления на вступления наследства, в случае не подтверждения факта родства и/или отсутствия соответствующих подтверждающих документов.

   С момента формирования наследственного дела, нотариус в силу своих прямых обязанностей выявляет имущество, подлежащее наследованию. Для этого он вправе совершать следующие действия:

  • Принимает меры к охране наследства. В том числе и на возмездной основе. 
  • Направлять запросы в банки и иные кредитные организации о наличии счетов. Тем самым нотариус может известить и потенциальных кредиторов должника
  • Направляет запросы в реестры движимого и недвижимого имущества, а также имущественных прав. Таковыми могут являться в том числе: ЕГРН, ГИБДД, ИФНС, Регистраторам, ведущим реестры акционеров и т.п.
  • Производит опись имущества. Например, в опись могут попасть ценные вещи, такие как предметы антиквариата и драгоценности. В случае препятствия в совершении указанного нотариального действия, нотариус составляет соответствующий акт

ПОЛЕЗНО: смотрите видео о процедуре оформления наследственных прав

Срок ведения наследственного дела

   Конкретный срок ведения наследственного дела, законодателем в настоящее время не установлен. Однако он безусловно связан с определенными событиями, которые должны совершится в период производства по делу.

Так, например, наследственное дело оканчивается в случаях:

  • Получения наследства наследниками, путем выдачи соответствующих свидетельств
  • Отказом нотариуса в выдачи свидетельств о праве на наследство потенциальным наследникам
  • Отказом имеющихся наследников от наследства

   Однако указанные события не свидетельствуют о том, что в будущем, наследственное дело может быть возобновлено снова. Так, например, по истечению определенного периода времени, ранее выданные свидетельства могут быть оспорены в суде. И следствием этого является появление новых наследников.

   Поэтому после окончания наследственного дела, оно подготавливается для передачи его в архив и соответственно передается туда. При возникновении соответствующей необходимости, он возобновляется.

   Срок хранения наследственного дела составляет 10 лет с момента его последнего окончания. После этого его уничтожается.  

Приостановление наследственного дела нотариусом

   Фактически приостановление наследственного дела, приставляет собой приостановления совершения нотариусом определенного действия. В практике наследования такая ситуация возникает как правило именно в ходе совершения действия по выдаче свидетельства на наследство. Основания для приостановления наследственного дела могут быть разные.

Наиболее основными из них являются:

  1. Поступления нотариусу, от суда сообщения о наличии спора о праве, которое образует наследство. В судебных спорах о наследстве, нотариус, как правило, привлекается третьим лицом. Либо судом выносится определение об обеспечении иска, и оно направляется именно нотариусу
  2. По заявлению заинтересованного лица. Таким лицом, будет являться истец, по иску об оспаривании права лица на наследство. В таком случае дело также может быть приостановлено, но после получения сообщения от соответствующего суда
  3. В случаях, если в отношении наследодателя, имеется дело о банкротстве, которое к моменту выдачи свидетельства на наследство, еще не окончено
  4. Требуется получения дополнительных сведений и документов

   После этого наследственное дело снова возобновляется. А то действие, которое должно быть совершено нотариусом – исполняется.

Можно ли передать наследственное дело другому нотариусу?

   Передать дело другому нотариусу можно, но не так-то просто. Для этого нужны основания.

   Одним из безусловных таких оснований, это передача наследственного дела по принадлежности.

Как мы указывали ранее, место, в котором подлежит открытию наследство – это место последнего жительство наследодателя.

И в случае если в ходе наследственного производства, будет установлено иное место, за пределами нотариального округа, в котором возбуждено дело, наследственное дело подлежит передачи другому нотариусу.

   В отдельных случаях и по заявлению заинтересованного лица, наследственное дело может быть направлено другому нотариуса, например, в следующих случаях:

  • Когда большая часть имущества, находится на территории другого нотариального округа, по отношению к фактическому месту открытия наследства
  • Нотариусу, в производстве которого находится дела временно не исполняет свои обязанности. Это может быть связано, например, с болезнью

Как закрыть наследственное дело?

   Совершать самостоятельные и дополнительные действия в целях закрытия наследственного дела, Вам не требуется. Таковое, как мы указывали ранее, подлежит закрытию, а если быть точнее окончанию, после выдачи всех свидетельств о праве на наследства или совершения иных нотариальных действий, которые надлежит совершить нотариусу в рамках ведения дела.

   Для закрытия наследственного дела, всем наследникам, которые подали заявление на вступления в наследство, необходимо получить вышеуказанные свидетельства. После этого нотариус самостоятельно сформирует дело к закрытию и передаст его на хранение.

   Закрытие наследственного дело, также, наверное, можно связать с окончанием срока его хранения. И как следствия его уничтожения. Хотя об этих сведениях, Вас как наследников никто и никогда не уведомит.

А сама эта информация не несет под собой никаких последствий для Вас. Ведь теоретически даже после уничтожения наследственного дела, заинтересованная сторона может обратиться к нотариусу с заявлением о принятии наследства.

И тогда будет заведено новое наследственное дело.

Адвокат по ведению наследственного дела в Екатеринбурге

   Обычно наш юрист по наследственным делам в суде представляет интересы своего клиента на официальном уровне, также его наличие позволяет наследнику избежать изнурительных походов по кабинетам чиновников.

   Использование помощи от профессиональных адвокатов Адвокатского бюро «Кацайлиди и партнеры» позволит увеличить Ваши шансы на нахождение правильного решения в ситуациях, которые бывают очень запутанными.

   Чем быстрее вы обратитесь к такой помощи, тем легче разрешатся все спорные вопросы. Каждый юрист, имеющий достаточно опыта, рассматривает дела своих клиентов индивидуально и находит отдельные варианты их решения.

Отзыв о нашем юристе по наследственным делам

© адвокат, управляющий партнер АБ “Кацайлиди и партнеры”

А.В. Кацайлиди

Источник: https://katsaylidi.ru/blog/vedenie-nasledstvennogo-dela/

Опись наследственного имущества

Опись наследственного дела образец

С целью обеспечения сохранности имущества наследодателя и уст­ранения возможности его утраты, повреждения или расхищения возникает необходимость в совершении определенных действий по его охране, которые будут гарантировать защищенность имущественных интересов наследников, в том числе юридических, физических лиц и государ­ства, а также отказополучателей и кредиторов умершего. В этой связи принятие нотариусом мер, связанных с охраной наследственного имущества, будет являться одним из тех важных нотариальных действий, осуществление которых должно быть в строгом соот­ветствии с законодательством РФ.

Одна из самых распространенных мер по сохранению наследства — это опись наследственного имущества. Достаточно важно, чтобы точно определялся перечень такого имущества и состояние, в котором оно находится и будет передаваться наследникам.

Еще одним немаловажным моментом для осуществления мер по составлению полного комплекта имущества является передача его на доверительное управление и хранение.

Важность таких действий по охране наследственного имущества устанавливается п. 6 ст.

1171 ГК РФ, где точно прописано, что правила производства описи наследства должно основываться на законодательстве Российской Федерации о нотариате.

Лица, уполномоченные на проведение описи наследственного имущества

Пункт 1 ст. 1172 ГК РФ подтверждает, что опись наследства должна производиться нотариусом при непосредственном присутствии не менее двух свидетелей, определение которых должно отвечать требованиям п. 2 ст. 1124 ГК РФ.

Граждане, которые не должны привлекаться в качестве свидетелей во время составления описи наследства, разделяются на две группы.

Этими гражданами могут быть те, кто по разным причинам заинтересован в каком-либо необъективном отражении действительного состава и ценности наследственного имущества, причем как в сторону увеличения, так и уменьшения.

К числу этих граждан, кроме наследников по закону и завещанию, должны относиться те, кто участвовал в удостоверении завещания, и кроме того, в чью пользу был сделан завещательный отказ (в том числе, супруг такого лица или его дети, родители).

Также в этот круг входят лица, которые в связи с субъективными обстоятельствами не в состоянии правильно засвидетельствовать процедуру самой описи.

К этой группе относятся недееспособные или неграмотные граждане, а также лица, имеющие физические недостатки, которые не позволяют осознавать в полной мере все происходящее.

При проведении процедуры описи наследства необходимо разрешить вопросы об исключении из числа свидетелей граждан, которые не владеют языком, на котором завещание было составлено (на основании п. 2 ст. 1124 и п. 1 ст. 1172 ГК РФ).

Законодательство допускает присутствие исполнителя завещания при проведении описи, также и наследников, а в случае наличия среди наследников недееспособных, несовершеннолетних, также представителя органа попечительства и опеки (п. 1 ст. 1172 ГК РФ).

Привлечение указанных граждан при проведении описи наследства не возлагает на них дополнительных процессуальных обязанностей или прав, однако является еще одной гарантией точного и полного ее проведения.

При проведении данной процедуры могут присутствовать наследники по завещанию и наследники по закону, причем любой очереди, как и граждане, заинтересованные в установлении состава наследства, если вдруг наследники определенной очереди, призываемые к наследству, откажутся от наследства.

Естественно, указанные лица имеют право, но вовсе не обязаны присутствовать. Такое обстоятельство имеет достаточно большое значение, так как отсутствие на месте проведения описи граждан, перечисленных во втором абзаце п. 1 ст.

1172 ГК РФ, не является препятствием для проведения самой процедуры или быть основанием для ее дальнейшего оспаривания.

Процедура совершения описи наследственного имущества

Одним из важных действий, которые осуществляются нотариусом со­гласно ст.

66 Основ законодательства РФ о нотариате, для охраны наследственного имущест­ва является производство описи.

Данная процедура производится нотариусом немедленно, после проведения мер по ох­ране имущества умершего, при выезде на место нахождения этого иму­щества для составления соответствующего акта описи.

Порядок проведения описи наследственного имущества

В соответствии с п. 6 ст. 1171 ГК РФ, порядок проведения описи устанавливается законодательством о нотариате. В основах законодательства РФ о нотариате содержится только одна норма (ч. 1 ст.

66), где говорится о том, что нотариусом производится опись наследственного имущества.

Поэтому при проведении данного действия нотариусу следует руководствоваться нормами третьей части ГК РФ, а также положениями подзаконных актов, которые приняты к исполнению действующего наследственного законодательства.

Акт описи наследственного имущества

В акте, где описывается наследство, должно указываться следующее.

  • Нотариус:
    • фамилия, имя, отчество;
    • приказ органа юстиции (номер, дата) о назначении на должность нотариуса;
    • наименование нотариальной конторы.
  • Дата уведомления о наследственном имуществе (заявления о принятии мер к его охране).
  • Дата производства описи; данные свидетелей и других лицах, которые присутствовали при описи.
  • Данные наследодателя: фамилия, имя, отчество, последнее место жительства, время его смерти, место нахождения имущества.
  • Сведения об опечатывании помещение до времени явки нотариуса (кем опечаталось, не испорчена ли пломба или печать).
  • Подробное описание или характеристики предмета описываемого наследственного имущества.

В акте, на каждой странице, определяется итоговое количество описанных вещей или предметов (их стоимость), а по окончании описи — прописывается общее количество вещей или предметов (их стоимость).

В акт описи должно включаться все имущество, также личные вещи наследодателя, которые находятся в принадлежащем ему помещении. Заявления юридических и физических лиц о принадлежности им каких-либо отдельных вещей должны заноситься в акт описи, и заинтересованным лицам необходимо разъяснить порядок обращения иском в суд об исключении указанного имущества из описи.

В случае если производство описи прерывается (например, на обед или в связи с окончанием рабочего дня) или продолжается определенное количество дней, помещение должно каждый раз быть опечатанным нотариусом.

А в акте описи делается специальная запись о времени и причинах прекращения описываемых действий и их возобновлении, о состоянии печатей и пломб при последующем вскрытии помещения. Акт описи должен составляться в трех и более экземплярах.

Экземпляры подписываются нотариусом, а также свидетелями и лицами, которые присутствовали при производстве описи.

Пример

К нотариусу обратился гр. Новиков Т. А.: «Нас двое наследников — я и второй муж мамы. Я жил отдельно, а он жил вместе с мамой и продолжает там жить. Но все имущество находится в квартире. Как бы он это имущество не спрятал».

Нотариус, в этой связи, напомнил, что сын имеет право только на те вещи, которые находятся в квартире и не могут относиться к предметам обихода и домашней обстановки.

Далее согласовал время и произвел опись имущества наследодателя, в присутствии двух свидетелей и наследников. В этом заключается основной смысл охраны имущества по наследству до принятия наследства всеми наследниками.

После произведения описи бы составлен акт, где было указано все имущество, которое принадлежало матери гр. Новикова, к удовлетворению всех наследников.

Источник: https://po-nasledstvy.ru/nasledovanie/dokumenty/oformlenie/opis-imushhestva/

Утверждены

решением Правления

Федеральной нотариальной палаты

Протокол N 02/07

от 27 – 28 февраля 2007 года

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ОФОРМЛЕНИЮ НАСЛЕДСТВЕННЫХ ПРАВ

(Извлечение)

Раздел I. Открытие наследственного дела. Производство

по наследственному делу

1. При наследовании имущество гражданина после его смерти переходит к другим лицам в порядке универсального правопреемства, то есть в неизменном виде как единое целое и в один и тот же момент (статья 1110 Гражданского кодекса Российской Федерации, далее – ГК РФ).

2. Наследство открывается со смертью гражданина. Днем открытия наследства является день смерти гражданина (статьи 1113, 1114 ГК РФ).

3. Факт смерти и время смерти гражданина подтверждаются свидетельством о смерти, выданным органом, уполномоченным производить государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Свидетельство о смерти на территории Российской Федерации выдается органом записи актов гражданского состояния или органом местного самоуправления муниципального образования, на территории которого отсутствует орган записи актов гражданского состояния. В случае смерти гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации – консульским учреждением Российской Федерации (статьи 3 – 5, 67 – 68 Федерального закона “Об актах гражданского состояния”).

В случае объявления судом гражданина умершим, что влечет за собой те же правовые последствия, что и смерть гражданина, документом, подтверждающим факт смерти, также является свидетельство о смерти, выдаваемое уполномоченным органом на основании решения суда (статья 1113 ГК РФ, пункт 2 статьи 67 Федерального закона “Об актах гражданского состояния”).

Акты гражданского состояния, совершенные по религиозным обрядам до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния, приравниваются к актам гражданского состояния, совершенным в органах ЗАГСа в соответствии с действовавшим на момент их совершения законодательством, и не требуют последующей государственной регистрации (пункт 3 статьи 3 Федерального закона “Об актах гражданского состояния”).

4. Переход прав на наследственное имущество, имущественные права и обязанности удостоверяется нотариусом посредством выдачи наследникам свидетельства о праве на наследство.

5. С целью фиксации документальной информации, необходимой для удостоверения нотариусом перехода прав наследодателя к надлежащим наследникам, нотариус заводит наследственное дело.

6. На открывшееся наследство в Российской Федерации может быть заведено только одно наследственное дело.

Наследственное дело заводится по месту открытия наследства, определяемому в соответствии с ГК РФ (статья 1115) по общему правилу по последнему месту жительства наследодателя.

При этом местом жительства признается последнее место, где гражданин проживал постоянно или преимущественно (статья 20 ГК РФ).

Местом жительства гражданина могут являться жилой дом, квартира, служебное жилое помещение, специализированные дома (общежитие, гостиница-приют, дом маневренного фонда, специальный дом для одиноких престарелых, дом-интернат для инвалидов, ветеранов и другие), иное жилое помещение, в котором гражданин постоянно или преимущественно проживает в качестве собственника, по договору найма (поднайма), договору аренды либо на иных основаниях, предусмотренных законодательством (статья 2 Закона Российской Федерации от 25.06.1993 N 5242-1 “О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации”).

Для подтверждения места открытия наследства нотариусу представляются документы, выданные органами регистрационного учета, подтверждающие регистрацию наследодателя по месту жительства.

https://www.youtube.com/watch?v=4Pj8U_Yljzc

Органами регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации являются территориальные органы федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции.

При отсутствии в населенных пунктах указанных органов их функции в сфере регистрационного учета выполняет местная администрация (статья 4 Закона Российской Федерации от 25.06.

1993 N 5242-1 “О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации”).

Место последнего постоянного или преимущественного жительства наследодателя может быть установлено судом.

Если наследодатель на момент смерти постоянно или преимущественно проживал в жилом помещении, в котором он был зарегистрирован по месту пребывания, сохранив при этом регистрацию по месту жительства по другому адресу, наследство открывается по месту жительства наследодателя, если факт места открытия наследства по месту пребывания наследодателя (или факт постоянного или преимущественного проживания наследодателя по месту пребывания) не установлен в судебном порядке. Нотариус, открывший наследственное дело по месту пребывания наследодателя, установленному судом, извещает об этом нотариуса, ведущего наследственные дела по месту последнего места жительства наследодателя (при отсутствии сведений о нотариусе, которому должна быть направлена информация, извещается территориальный орган Росрегистрации).

В случаях, когда место жительства наследодателя неизвестно, включая случаи регистрации наследодателя только по месту пребывания, местом открытия наследства признается место нахождения наследственного имущества, определяемое по правилам части второй статьи 1115 ГК РФ.

При установлении факта заведения на одно и то же наследство нескольких наследственных дел (например, по месту жительства наследодателя и по месту нахождения наследственного имущества) наследственные дела, заведенные с нарушением принципа приоритетности, установленного статьей 1115 ГК РФ, должны быть переданы по принадлежности нотариусу, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела. Например, при заведении на одно наследство наследственного дела по месту нахождения движимого и недвижимого наследственного имущества наследственное дело, заведенное по месту нахождения движимого наследственного имущества, передается по подведомственности нотариусу, которым заведено наследственное дело по месту нахождения недвижимого наследственного имущества.

Передача наследственных дел по принадлежности впредь до утверждения Министерством юстиции Российской Федерации и Федеральной нотариальной палатой Правил нотариального делопроизводства производится в порядке, определенном пунктом 19 настоящего раздела Методических рекомендаций.

После смерти гражданина в доме-интернате для инвалидов, ветеранов, одиноких и престарелых, другом учреждении социального назначения местом открытия наследства считается место нахождения соответствующего учреждения, если наследодатель был зарегистрирован по месту жительства в данном учреждении (пункт 4.3 Инструкции о применении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, далее – Инструкция, утвержденная Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации от 23.10.1995 N 393).

Источник: https://legalacts.ru/doc/metodicheskie-rekomendatsii-po-oformleniiu-nasledstvennykh-prav-utv-resheniem-pravlenija/

Составляем опись дел

Опись наследственного дела образец

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел.

Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.

5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст.

51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет.

Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.

В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• лицевые счета;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения.

При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.

), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.

6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

«№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

«Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

«Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов.

В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же».

Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

«Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.

), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил).

Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

«Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

«Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

«Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

, например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа.

Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

Предисловие (дополнение к предисловию).

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2017/sostavljaem_opis_del/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.